Samenwerken via Coupa
Leveranciersinformatie Transdev Nederland
Bij Transdev Nederland hechten wij grote waarde aan een transparante, efficiënte en duurzame samenwerkingen met onze leveranciers. Om dit te ondersteunen wordt gebruik gemaakt van Coupa, een toonaangevend cloudplatform voor inkoopbeheer. Deze pagina licht toe wat Coupa is, hoe wij het inzetten, wat dit voor jou als leverancier betekent, en welke stappen je dient te volgen voor samenwerking via het platform.
Wat is Coupa?
Coupa is een wereldwijd gebruikt digitaal platform voor het beheren van uitgaven, leveranciersrelaties en financiële processen. Het biedt geïntegreerde functionaliteiten voor inkoop, contractbeheer, facturatie, leveranciersbeheer en uitgavenanalyse.
Binnen Transdev wordt Coupa ingezet voor:
• Het verzenden van inkooporders;
• Het beheren van inkoopcontracten;
• Het digitaal verwerken van facturen;
• Het beheer van leveranciersgegevens via een centrale leveranciersomgeving.
Door het gebruik van Coupa professionaliseren wij onze processen, verminderen wij administratieve lasten en creëren wij toegevoegde waarde in de keten. Meer informatie is beschikbaar op de officiële Coupa Supplier Portal-website.
Het Coupa Supplier Portal (CSP)
Het Coupa Supplier Portal (CSP) is een samenwerkingsplatform dat voor alle leveranciers van Transdev gratis te gebruiken is. Via het CSP kunnen leveranciers:- Volledig digitaal de inkooporders (PO) van Transdev ontvangen.
- De ontvangst van de inkooporder bevestigen.
- Eenvoudig digitale facturen aanmaken door de digitale PO te “flippen”, waardoor de PO en factuur altijd overeen komen.
- Deelnemen aan sourcing evenementen en offertes insturen.
- Realtime de status van alle orders, facturen, evenementen, offertes en betaalstatus inzien.
Wat is cXML?
cXML (Commerce eXtensible Markup Language) is een gestandaardiseerd communicatieprotocol waarmee gegevens zoals bestellingen en facturen automatisch tussen jouw ERP en het Coupa systeem van Transdev worden uitgewisseld.Bij Transdev wordt cXML gebruikt voor:
• Punchout-catalogi: waarbij inkopers in Coupa direct doorklikken naar je webshop;
• Elektronisch ontvangen van orders;
• Versturen van facturen via cXML.
Wil je weten of jeorganisatie cXML ondersteunt? Raadpleeg jouw IT-afdeling of ERP-leverancier. Meer technische informatie is te vinden via de officiële cXML-documentatie op cxml.org.
Hoe verloopt het leveranciersproces bij Transdev?
Leveranciers worden uitsluitend toegevoegd aan ons systeem na een formeel selectietraject, gebaseerd op zakelijke behoefte en interne goedkeuring. Het proces is als volgt opgebouwd:
1. Selectie en zakelijke aanvraag
Op basis van een project, behoefte of tender (bijvoorbeeld een RFQ of RFP) wordt een leverancier geselecteerd.
2. Interne goedkeuringsprocedure
Een bevoegde medewerker van Transdev dient een aanvraag in om een leverancier toe te voegen. Deze aanvraag wordt intern beoordeeld op basis van risico, compliance en strategische relevantie.
3. Uitnodiging voor onboarding via het CSP
Na goedkeuring ontvangt de leverancier een e-mailuitnodiging om zich te registreren in het Coupa Supplier Portal. In deze fase worden bedrijfsgegevens, bankgegevens en belastinginformatie verzameld.
4. Actieve samenwerking
Na succesvolle onboarding kunnen bestellingen worden ontvangen, catalogi worden beheerd en facturen worden verwerkt via Coupa.
Wat verwachten wij van u als leverancier?
Wanneer je wordt uitgenodigd voor samenwerking via Coupa, vragen wij je om:
- Je tijdig te registreren via het Coupa Supplier Portal;
- Gegevens volledig en correct aan te leveren;
- Facturen bij voorkeur via cXML of het PEPPOL-netwerk in te dienen. Indien dit niet mogelijk is, kun je de factuur per e-mail versturen. Factuureisen vind je op de Facturatiepagina op onze website;
- De status van orders en betalingen actief te volgen via het portaal.
- Door een juiste inrichting van jouw leveranciersprofiel binnen Coupa wordt de samenwerking gestroomlijnd, en worden betalingstermijnen en compliance optimaal geborgd.
Samenwerking via GIS Europe SE – Nieuwe werkwijze voor specifieke inkoopstromen
Met ingang van 18 april 2025 is GIS Europe SE door Transdev Nederland NV aangewezen als externe inkooppartner voor bepaalde indirecte inkoopstromen.
Transdev maakt gebruik van GIS Europe SE om met name eenmalige leveranciers efficiënt en snel te kunnen betalen, zonder een langdurig onboardingproces. Om het inkoopproces te stroomlijnen, is het medewerkers van Transdev toegestaan om offertes op te vragen namens GIS.
Bedrijfsgegevens
GIS Europe SE – Dutch Branch
Esp 206
5633 AC Eindhoven
BTW: NL814399095B01
Tel: +31 (0)40 215 70 65
E-mail: customerservice_benl@giseurope.net
Wanneer een medewerker van Transdev besluit een bestelling te plaatsen, zal GIS deze formeel bij jou uitzetten. Jij levert de goederen of diensten rechtstreeks aan Transdev, terwijl de betaling aan jou door GIS wordt verzorgd, conform de afgesproken voorwaarden.
Wij verzoeken je vriendelijk om aan GIS dezelfde commerciële voorwaarden te hanteren als voor Transdev. Dit betreft onder andere prijsstelling, betalingstermijnen en leveringscondities.
Samenvatting van het proces:
• Transdev identificeert de behoefte en vraagt een offerte aan namens GIS.
• GIS plaatst de formele bestelling bij jou als leverancier.
• Jij levert direct aan Transdev.
• GIS verzorgt de betaling aan jou.
Wij danken je voor je medewerking en kijken uit naar een prettige voortzetting van onze samenwerking.
Meer informatie & ondersteuning
Voor praktische uitleg kun je gebruikmaken van onderstaande bronnen:• Instructies voor leveranciers op Coupa Compass
• Informatieve webinar over het Coupa Supplier Portal (YouTube)
• cXML-specificaties en implementatierichtlijnen
Heb je vragen over het proces? Neem dan contact op met je vaste contactpersoon binnen Transdev.
Veelgestelde vragen over Coupa
-
Coupa is een gebruiksvriendelijke cloud-based software voor e-procurement en leveranciersamenwerking om alle inkoop- en facturatie-transacties te vergemakkelijken. Coupa wordt beschouwd als een van de drie belangrijkste eProcurement-systemen op de markt, waardoor leveranciers en klanten effectiever en veiliger kunnen samenwerken.
-
cXML is een gestandaardiseerd protocol bedoeld voor de communicatie tussen inkoopapplicaties, e-commerce platforms en leveranciers. Met behulp van cXML kunnen punch-outs, bestellingen en facturen automatisch uitgewisseld worden tussen systemen.
Indien jouw platform cXML ondersteunt, kunnen de volgende processen worden geautomatiseerd:- Transdev gebruiker die inlogt op je platform en daar de goederen/diensten selecteert (PunchOutSetupRequest)
- Het terugbrengen van de goederen/diensten naar het bestelsysteem van Transdev (Coupa) om daar de juiste goedkeuringen en facturatiegegevens op te halen (PunchOutSetupResponse)
- Versturen van een Purchase Order van Transdev (PunchOutOrderMessage)
- Versturen van facturen naar Transdev (InvoiceResponse)
-
De Coupa Supplier Portal (CSP) is een cloudgebaseerd platform voor kopers en leveranciers om samen te werken. Leveranciers kunnen het systeem gebruiken om hun inkooporders (PO's) te bekijken, facturen te maken en in te dienen en, indien gewenst, hun catalogi met specifieke kopers te beheren. Via de portal kan de leverancier de status van al zijn transacties en betalingen controleren, zonder contact op te nemen met een afdeling crediteuren. Via het CSP, kunnen leveranciers:
- Volledig digitaal de inkooporders (PO) van Transdev ontvangen;
- De ontvangst van de inkooporder bevestigen
- Eenvoudig digitale facturen aanmaken door de digitale PO te “flippen”, waardoor de PO en factuur altijd overeen komen;
- Deelnemen aan sourcing evenementen en offertes insturen;
- Realtime de status van alle orders, facturen, evenementen, offertes en betaalstatus inzien.
-
Transdev streeft ernaar om op een simpele, transparante en voor beide partijen efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het Purchase-to-Pay (P2P) proces te verbeteren. Het huidige systeem is verouderd en biedt niet meer de moderne mogelijkheden tot verdere digitalisering en automatisering. Om deze reden stapt Transdev over naar een nieuw Source-to-Pay (S2P) platform, genaamd Coupa.
-
XML staat voor eXtensible Markup Language. Met XML kunnen gegevens op een gestructureerde manier vastgelegd worden. De indeling die hierbij gebruikt wordt kan door systeem gelezen worden, waardoor bepaalde werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden.