FAQ's

• Wat is Coupa?
  Coupa is een gebruiksvriendelijke cloud-based software voor e-procurement en leveranciersamenwerking om alle inkoop- en facturatie-transacties te vergemakkelijken. Coupa wordt beschouwd als een van de drie belangrijkste eProcurement-systemen op de markt, waardoor leveranciers en klanten effectiever en veiliger kunnen samenwerken.
   
• Wat is cXML?
  cXML is een gestandaardiseerd protocol bedoeld voor de communicatie tussen inkoopapplicaties, e-commerce platforms en leveranciers. Met behulp van cXML kunnen punch-outs, bestellingen en facturen automatisch uitgewisseld worden tussen systemen.
   
  Indien jouw platform cXML ondersteunt, kunnen de volgende processen worden geautomatiseerd:

  • Transdev gebruiker die inlogt op je platform en daar de goederen/diensten selecteert (PunchOutSetupRequest)
  • Het terugbrengen van de goederen/diensten naar het bestelsysteem van Transdev (Coupa) om daar de juiste goedkeuringen en facturatiegegevens op te halen (PunchOutSetupResponse)
  • Versturen van een Purchase Order van Transdev (PunchOutOrderMessage)
  • Versturen van facturen naar Transdev (InvoiceResponse)

  Lees meer...
• Wat is de Coupa Supplier Portal (CSP)?
  De Coupa Supplier Portal (CSP) is een cloudgebaseerd platform voor kopers en leveranciers om samen te werken. Leveranciers kunnen het systeem gebruiken om hun inkooporders (PO's) te bekijken, facturen te maken en in te dienen en, indien gewenst, hun catalogi met specifieke kopers te beheren. Via de portal kan de leverancier de status van al zijn transacties en betalingen controleren, zonder contact op te nemen met een afdeling crediteuren. Via het CSP, kunnen leveranciers:

  • Volledig digitaal de inkooporders (PO) van Transdev ontvangen;
  • De ontvangst van de inkooporder bevestigen
  • Eenvoudig digitale facturen aanmaken door de digitale PO te “flippen”, waardoor de PO en factuur altijd overeen komen;
  • Deelnemen aan sourcing evenementen en offertes insturen;
  • Realtime de status van alle orders, facturen, evenementen, offertes en betaalstatus inzien.
• Waarom stapt Transdev Nederland over op Coupa?
  Transdev streeft ernaar om op een simpele, transparante en voor beide partijen efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het Purchase-to-Pay (P2P) proces te verbeteren. Het huidige systeem is verouderd en biedt niet meer de moderne mogelijkheden tot verdere digitalisering en automatisering. Om deze reden stapt Transdev over naar een nieuw Source-to-Pay (S2P) platform, genaamd Coupa.
   
• Wat is XML?
  XML staat voor eXtensible Markup Language. Met XML kunnen gegevens op een gestructureerde manier vastgelegd worden. De indeling die hierbij gebruikt wordt kan door systeem gelezen worden, waardoor bepaalde werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden.
• Kan ik mijn facturen nog steeds met de post of PDF versturen?
  In lijn met de algemene tendens naar digitalisering, wil Transdev niet langer het ontvangen van facturen via de post of PDF ondersteunen. Mocht je geen mogelijkheid hebben om facturen via cXML te versturen, of mocht je bezwaar hebben om de CSP te gebruiken en je facturen per PDF/post blijven sturen, neem dan contact op met suppliers@transdev.nl om te bespreken wat de mogelijkheden zijn.
• Welke invloed zal dit hebben op de manier waarop we samenwerken?
  De overstap naar Coupa betekent dat Transdev en haar leveranciers samenwerken op een gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (CSP). Alle interacties zoals het verzenden/ontvangen van bestellingen en facturen, communicatie en informatie-updates zullen gestroomlijnd worden via de CSP. 
• Hoe wordt een cXML verbinding tot stand gebracht?
  Met behulp van bepaalde configuratiegegevens van je systeem, kan in Coupa relatief eenvoudig de cXML koppeling tot stand worden gebracht. Wanneer je in de survey hebt aangegeven dat je de mogelijk hebt een cXML koppeling te maken, zullen wij binnenkort contact opnemen om deze informatie op te halen.
• Hoe krijg ik toegang tot de CSP?
  Wanneer het zover is, ontvang je een e-mailuitnodiging van Coupa met een unieke link die je rechtstreeks naar de pagina brengt waar je je kunt aanmelden. Registratie omvat het maken van een wachtwoord, opzetten van je profiel en je voorkeuren voor meldingen instellen. Binnenkort wordt een CSP-handleiding op het leveranciersportal gezet.
• Wanneer vindt deze verandering plaats?
  De overgang naar Coupa vindt momenteel plaats. Begin 2020 zal het systeem volledig live zijn. 
• Hoeveel kost het om lid te worden van de CSP?
  Er zijn geen kosten verbonden aan gebruik van de CSP voor leveranciers.
• Waar kan ik meer informatie vinden over werken in Coupa?
  Voor al je vragen kun je contact opnemen met ons speciale Supplier Enablement Team via suppliers@transdev.nl.
• Hebben we extra software nodig om te werken met de Coupa Supplier Portal CSP?
  Er is geen extra software nodig. De CSP is een cloud-gebaseerde technologie zodat u alleen toegang tot het internet en een e-mailaccount nodig hebt.
• Hoe lang duurt het registratieproces op de CSP?
  Het registratieproces duurt minder dan 5 minuten.
• Mijn moedertaal is Nederlands, kan ik de taalvoorkeur van de CSP wijzigen?
  Je ontvangt de registratie-e-mail in het Engels. Als je je eenmaal in het systeem bevindt, kun je de taal naar het Nederlands wijzigen via het pictogram onderaan elke pagina.
• Kan slechts één persoon per bedrijf zich registreren op de CSP of kunnen we meerdere gebruikers op de CSP hebben?
  Je kunt meerdere gebruikers hebben. Je hebt echter een hoofd-/admin-gebruiker nodig die het registratieproces doorloopt en vervolgens nieuwe gebruikers kan toewijzen.
• Heeft elke persoon die toegang krijgt tot de CSP hetzelfde wachtwoord of kan elke persoon een ander wachtwoord hebben?
  Elke gebruiker moet beschikken over hun eigen wachtwoord.
   
• We gebruiken de CSP al bij een andere klant; moeten we ons opnieuw bij Coupa registreren?
  Zodra je de uitnodiging van ons ontvangt, kun je de accounts samenvoegen. Je kunt ons ook hetzelfde e-mailadres sturen waarmee je al een account heeft in de CSP. We sturen de uitnodiging naar de account met dat e-mailadres. Als je ons hetzelfde e-mailadres hebt gegeven als dat je gebruikt voor een ander CSP-account, worden de accounts meteen samengevoegd.
   
• Werkt Coupa op alle browsers?
  Ja. Coupa raadt echter aan Google Chrome te gebruiken voor de beste resultaten.